Succesfactor 6: Planning & Control, Chaos Of Orde?

/, Projectmanagement algemeen, Projectteam/Succesfactor 6: Planning & Control, Chaos Of Orde?

Succesfactor 6: Planning & Control, Chaos Of Orde?

In het laatste blog is ‘flexibiliteit en creativiteit’ als één van de succesfactoren van projecten benoemd. In dit artikel gaan we dieper in op de zesde en laatste succesfactor van projecten: planning en control.

Elk project wordt gestart met vele goede bedoelingen en een hoop goede wil. Vaak blijkt achteraf het project toch niet op tijd, binnen budget en met een goed werkend resultaat opgeleverd. Helaas, er waren allerlei onvoorziene omstandigheden die het project geen goed hebben gedaan. Hoe kan dat? Had je de tegenslagen echt niet kunnen voorzien of lag het aan de manier waarop het project werd gepland en beheerst?
Er zijn heel wat technieken ontwikkeld om de planning en beheersing van een project te ondersteunen.

Effectieve planning en beheersing van een project is afhankelijk van twee zaken:

  • Kies de juiste techniek voor je project.
  • Gebruik die techniek op de juiste wijze.

Wat is een ‘beheerst project’?

Beheersing betekent:

  • Planningen en ramingen zijn gebaseerd op de feitelijke kennis die op het moment van planning of raming beschikbaar is.
  • Planningen en ramingen regelmatig worden aangepast aan nieuwe feitenkennis.
  • Aanpassingen vallen binnen de marges die met de opdrachtgever van het project zijn afgesproken.
  • Afwijkingen van oorspronkelijke planningen of ramingen kunnen worden verklaard door objectief omschreven oorzaken.

De planning van het project beheersen op ‘tijd’

Dat projecten niet op tijd, binnen budget en volgens specificatie worden opgeleverd, is doorgaans niet het gevolg van plotselinge en ingrijpende gebeurtenis, maar het resultaat van een sluipend proces. Het is dus belangrijk om het koersverloop van het project goed in de gaten te houden. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een Slipchart. Hierin zet je de verschillende geplande mijlpalen uit in de tijd. Je ziet dan snel welke mijlpalen gaan schuiven in de tijd en welke gevolgen dit heeft voor de doorlooptijd van jouw project.

Tip: maak mijlpalen zo specifiek mogelijk en zet de belangrijkste 10 tot 15 uit in de tijd.

Het sturen op mijlpalen maakt het ook mogelijk om tijdens het projectteamoverleg een voortgangsbriefing te doen.

Doe dit als volgt: stel beurtelings aan ieder van de aanwezigen de volgende vragen:

  1. Wat had je in de afgelopen periode willen bereiken?
  2. Wat heb je bereikt?
  3. Wat betekent dit voor de eerstkomende mijlpaal?
  4. Wat had je willen doen?
  5. Wat heb je gedaan?
  6. Wat ga je in de komende periode bereiken?
  7. Welke hulp heb je van wie nodig?

Het project beheersen op ‘budget’

Enkele belangrijke tips rondom het projectbudget:

  • Bespreek vooraf met iemand van de administratie wat bijgehouden zal worden van jouw project – uitgaven, kosten, verplichtingen – en hoe ervoor gezorgd kan worden dat jullie beiden over dezelfde informatie kunnen beschikken. Dit voorkomt verrassingen.
  • Maak een inschatting van de benodigde inzet van mensen (in uren of dagen) op basis van de WorkBreakDown die je eerder hebt opgesteld. Doe dit samen met degene die het werk ook daadwerkelijk gaat uitvoeren.
  • Om te bepalen hoe het project er qua kosten voorstaat maak je gebruik van de zogenaamde Cost Performance Index (= CPI). Dit zijn de geschatte kosten van het werk dat daadwerkelijk is verricht gedeeld door de werkelijke kosten van het werk dat daadwerkelijk is verricht. Meer informatie hierover is te vinden op het internet.

Het project beheersen op ‘specificaties en kwaliteit’

Het plannen van kwaliteit begint met het bespreken en afspreken van de door opdrachtgever en gebruiker gewenste kwaliteit van het te leveren resultaat.

Bekijk het aspect kwaliteit vanuit vier perspectieven:

  • De belevingskwaliteit. Hoe zullen de gebruikers het projectresultaat beleven en waar liggen eventuele verbeteringsmogelijkheden.
  • De productkwaliteit. Hier staan twee vragen centraal: (a) waaruit moet het resultaat bestaan (de eigenschappen) en (b) in welke mate moet het daaraan voldoen?
  • De gebruikskwaliteit. Ook wel de gebruiksvriendelijkheid genoemd.
  • De maakbaarheid. Nadenken over hoe iets te maken of te ontwikkelen is, is een belangrijk vraagstuk van de projectleider.

Het is belangrijk om de kwaliteit regelmatig te beoordelen. Laat dit gestructureerd verlopen:

  1. Voldoen de resultaten en de eisen of verwachtingen omtrent de verschillende soorten kwaliteit? Wat zijn de oorzaken van eventuele afwijkingen?
  2. Welke toetsingsmethoden zijn gebruikt om de kwaliteit van de tussenresultaten te beoordelen? Zijn deze toetsingsmethoden in overeenstemming met wat in het projectplan is vastgesteld?
  3. Zijn er wijzigingen aangebracht in de eisen die aan de tussenresultaten worden gesteld? Waarom zijn die wijzigingen aangebracht?
  4. Welke voorziene én onvoorziene problemen deden zich voor bij het realiseren van de tussenresultaten?
  5. Welke aandacht is besteed door wie en hoe aan de samenhang of wisselwerking tussen de deelresultaten?
  6. Wat zijn, per saldo, de tekortkomingen in de tussenresultaten en/of het proces waarin zij zijn gerealiseerd en getoetst?
  7. Zijn de besproken wijzigingen en tekortkomingen dusdanig ingrijpend dat op korte termijn overleg nodig is met de opdrachtgever – eventueel de stakeholders – om de projectopdracht bij te stellen?

Kwaliteitsbeoordeling vraagt om een formele en gestructureerde aanpak. Met formeel wordt bedoeld dat alle bevindingen zo compleet en zo objectief mogelijk worden vastgelegd.

In dit blog is de laatste weken uitgebreid stilgestaan bij factoren die het succes van een project bepalen. Dit is al weer het laatste artikel in deze serie. Wanneer je meer wilt weten over één van de behandelde succesfactoren kan je natuurlijk altijd contact met ons opnemen voor vragen of toelichting.

Is dit voor jouw ook een herkenbare succesfactoren? Zo ja, hoe weet je hiervan optimaal succes te genieten? Zo niet, welke vind jij nog veel belangrijker? Plaats je reactie in het commentaarveld hieronder. Alvast bedankt!

Deel dit artikel met je netwerk

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de knoppen hieronder voor Facebook, LinkedIn, Twitter en Google+. Op deze manier kunnen ook anderen hun voordeel doen met deze informatie. Alvast bedankt hiervoor!

Gratis de unieke en eenvoudige ‘Booster Succesvolle projecten’

In deze Booster vind je zeer overzichtelijk alle relevante zaken die je project succesvol maken. Geen dikke pakken papier, maar de essentie van succesvol projectmanagement samengevat op 1 A4. Daarnaast ontvang je periodiek gratis tips en adviezen om je projecten succesvoller en met minder moeite uit te voeren.

Ontvang ik graag!

Leave A Comment

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.