Succesfactor 5: Hoe Krijg Ik Meer Flexibiliteit En Creativiteit?

Succesfactor 5: Hoe Krijg Ik Meer Flexibiliteit En Creativiteit?

In het vorige blog is ‘een hecht team’ als één van de succesfactoren van projecten benoemd. In deze blog gaan we dieper in op de vijfde succesfactor van projecten: flexibiliteit en creativiteit.

Projecten zijn eenmalige en unieke opdrachten. ‘Eenmalig’ en ‘uniek’ verwijzen naar een situatie waarin gebaande paden vaak niet bewandeld kunnen worden. Dit soort opdrachten worden uitgevoerd door mensen met verschillende disciplines in multidisciplinaire projectteams. Zij moeten in staat zijn om met elkaar een hecht samenwerkingsverband aan te gaan, maar bovendien kunnen meebewegen met veranderingen in de context en behoeften van de stakeholders van het project.

Dit vraagt zowel een blik naar binnen (zijn we met elkaar goed bezig) als ook een blik naar buiten (wat gebeurt er bij onze stakeholders en hoe kijken zij naar ons en onze aanpak en resultaten).

Om dit alles het hoofd te bieden is bijsturing in aanpak en uitvoer regelmatig nodig. Vragen als:

  • Wat was ons doel ook al weer?
  • Vinden we dat nog steeds?
  • Wat is onze huidige focus?
  • Hoe pakken we het nu aan?
  • Kunnen we het ook anders benaderen?

dienen regelmatig gesteld te worden.

Noodzakelijke veranderingen begint bij bewustwording dat er iets moet veranderen. De aanleiding hiervoor kan heel acuut zijn (bijvoorbeeld wanneer een opdrachtgever eisen verandert) of de aanleiding kan meer een sluipende frustratie of een neerwaartse vicieuze cirkel zijn. Het probleem is dan veel minder concreet en voelt vaak minder urgent, maar toch is actie geboden.

Met flexibiliteit reageren op sluipende frustraties

Bij een sluipende frustratie zijn het exacte probleem en de oorzaak meestal niet concreet en specifiek aanwijsbaar, … maar toch is er iets.

Hoe krijgt je hier beweging in?

Het is bij een sluipende frustratie nodig dat niet alleen de projectleider, maar ook de teamleden gaan zien dat er iets niet goed loopt. Maak hen hier allereerst deelgenoot van en stel voor helder te krijgen wat er aan de hand is. Doe dit in drie stappen:

  1. Verhelder het probleem.
  2. Kies een oplossing.
  3. Kies oplossingsroute en maak een plan.

Voor meer informatie hierover verwijs ik je graag naar de vorige blogs over de succesfactoren.

1. Probleemverheldering.

Breng met het team de situatie in kaart en schets deze met zoveel mogelijk feitelijke en gevoelsmatige kenmerken. Werk eerst divigerend. Benoem uiteindelijk het belangrijkste probleem.

2. Oplossingskeuze.

Werk weer divigerend en stel vragen als:

  • Welke oplossingen zijn er voorhanden?
  • Waar hebben we ervaring mee?
  • Kunnen we dit ook eens anders benaderen? (stimuleer hier ook de creativiteit van het projectteam).
  • Welke nieuwe ideeën kunnen we bedenken?
  • Welke nieuwe ideeën kunnen we combineren?

En kom tot een uiteindelijke oplossingskeuze.

Met flexibiliteit reageren op negatieve vicieuze cirkels

Om zicht te krijgen op een neerwaartse spiraal en om hiervan te leren, zijn de volgende vragen relevant:

  • Welke gebeurtenis herhaalt zich?
  • Welke effecten heeft die herhaling?
  • Hoe trachten we invloed uit te oefenen op het vervolg?
  • Welke (averechtse) gevolgen heeft deze invloed?
  • Hoe versterkt dit elkaar?

Om deze cirkel vervolgens te doorbreken is het nodig om:

  • af te bakenen wat het probleem is
  • oplossingen te bedenken en er één te kiezen
  • te toesten of de oplossing werkt
  • een besluit te nemen over het vervolg.

Flexibel reageren op acute problemen

Hierbij is het probleem heel concreet, specifiek en acuut. Dat er ‘iets’ moet gebeuren is voor iedereen duidelijk. Hier ligt de focus van de projectleider op: Hoe stimuleer ik de creativiteit van het team?

Creativiteit in jouw projectteam

Enkele manieren om creativiteit te stimuleren en out of the box ideeën te bedenken zijn:

  • De denkhoeden van De Bono.
  • Brainstorming en Brainwriting.
  • De nominale groepstechniek.
  • Delphimethode.

Zie het internet voor meer achtergrondinformatie over deze gestructureerde manieren om de creativiteit in jouw team te vergroten.

Om flexibiliteit en creativiteit in het projectteam te stimuleren vraagt van de projectleider dat hij:

  • de blik naar buiten wijdopen houdt en zijn teamleden stimuleert de context rondom het project te scannen.
  • in staat is het punt te herkennen en markeren waarop niet op dezelfde weg doorgegaan kan worden.
  • zijn team helpt feitelijk te kijken naar verleden en toekomst.
  • zorgt dat iedereen actief betrokken is bij een switchproces.
  • zijn team uitdaagt de wereld om hen heen te benutten bij het zoeken naar ideeën en oplossingen.
  • stimuleert dat aannames worden losgelaten en er wordt doorgevraagd totdat ideeën helder en concreet genoeg zijn.
  • de houding ‘wat kunnen of willen we niet bereiken’  weet om te buigen in ‘wat kunnen en willen we wel bereiken’.
  • de groep stimuleert tot het ontwikkelen van alternatieve ideeën/oplossingen/aanpak en de beste te kiezen.
  • besluitvormingsproblemen in de groep vermijdt door neutraal te blijven en kritische vragen te stimuleren.
  • op een idee, oplossing of aanpak doorpakt tot er een actieplan is met toegewezen verantwoordelijkheden, een tijdplan en een concreet meetbaar resultaat.

Bovenstaande adviezen geven je handvaten om flexibeler en creatiever jouw project tot een succes te maken.

In de volgende Blog meer over de zesde en laatste succesfactor van een geslaagd project: Een accurate planning en control.

Is dit voor jouw ook een herkenbare succesfactoren? Zo ja, hoe weet je hiervan optimaal succes te genieten? Zo niet, welke vind jij nog veel belangrijker? Plaats je reactie in het commentaarveld hieronder. Alvast bedankt!

Deel dit artikel met je netwerk

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de knoppen hieronder voor Facebook, LinkedIn, Twitter en Google+. Op deze manier kunnen ook anderen hun voordeel doen met deze informatie. Alvast bedankt hiervoor!

Gratis de unieke en eenvoudige ‘Booster Succesvolle projecten’

In deze Booster vind je zeer overzichtelijk alle relevante zaken die je project succesvol maken. Geen dikke pakken papier, maar de essentie van succesvol projectmanagement samengevat. Daarnaast ontvang je periodiek gratis tips en adviezen om je projecten succesvoller en met minder moeite uit te voeren.

Ontvang ik graag!

Leave A Comment

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.