Succesfactor 1: Focus En Inspiratie

/, Projectleiderschap/Succesfactor 1: Focus En Inspiratie

Succesfactor 1: Focus En Inspiratie

In het vorige Blog is Focus en Inspiratie als één van de algemene succesfactoren van projecten benoemd. In dit Blog ga ik dieper in op deze factor en geef ik aan hoe dit optimaal ingevuld kan worden binnen jouw project.

Focus als succesfactor

Projecten worden over het algemeen gedreven door problemen, kansen en ambities. Deze combinatie is op zich geen probleem, maar geeft wel aan dat een project verschillende kanten op kan worden getrokken door gebrek aan focus.

De doelstelling van een project lijkt in eerste instantie helder en duidelijk: bijvoorbeeld ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we tijdig en zo goedkoop mogelijk compliant worden aan de nieuwe Wet- en regelgeving. Maar in de praktijk blijkt dat door de verschillende belanghebbenden toch een ‘eigen draai’  aan deze focus gegeven wordt. Zaken die niet direct bijdragen aan dat doel worden in het project betrokken, ‘omdat we toch het systeem en de processen moeten aanpassen’. Op zich hoeft dit geen probleem te zijn als weloverwogen de extra’s wordt meegenomen zonder de doelstelling van het project uit het oog te verliezen.

Meer Focus door confrontatie en overeenstemming

Zorg dat iedere betrokkenen dezelfde essentie voor ogen heeft en ga de confrontatie aan. Confronteer iedere betrokkene met het volgende:
Als je deze lijst met project-essenties ziet …..

  • ….mis je dan een essentie?
  • ….welke van de nu genoemde essenties is belangrijk én urgent én voorwaardelijk (met voorwaardelijk wordt bedoeld ‘een voorwaarde voor het aangaan van de andere uitdagingen’)?
  • ….waarom kies je daarvoor?

Ga met deze vragen door tot een ruime meerderheid van de belanghebbenden het eens is geworden over de essentie van het project.

Inspiratie als succesfactor

Als je de historie van complexe en langdurige projecten bekijkt, dan zie je dat de lijnen van ‘gevraagde inzet’ en ‘aanwezige inspiratie’ vaak niet parallel lopen. Bij de start is het inspiratieniveau hoog, terwijl de gevraagde inzet nog laag is. In deze fase van het project is deelname aan het project voor de meesten een genoegen. Alles kan en iedereen is vol enthousiasme aan de slag. Na verloop van tijd zakt de inspiratie wat weg. Projectdeelname wordt een plicht. Voor nieuwe ideeën is geen ruimte meer. Achterstanden moeten worden ingehaald. Meningsverschillen worden niet langer ervaren als interessante perspectiefverschillen, maar als conflicten. Liever zouden betrokkenen hun tijd aan andere zaken besteden.

Symptomen van een dreigende of zelfs actuele terugval in de inspiratie zijn:

  • Niet nakomen van afspraken
  • Vaak afzeggen van het reguliere overleg. Onvoorbereid zijn bij het reguliere overleg.
  • Volgzaam meelopen met de ontwikkelingen.
  • Denken en praten in problemen, niet in oplossingen.
  • Calimerogedrag.
  • Uitstellen van belangrijke besluiten.
  • Verschuilen achter regels.
  • Verwarring of onenigheid over ‘waar staan we nu?’
  • Langdradige discussies die nergens toe leiden.

Als dit soort gedrag toeneemt, dan mag je aannemen dat de lijn van inspiratie naar beneden is ingezet. Veelvoorkomende oorzaken of aanleidingen zijn:

  1. Onverwachte tegenslagen.
  2. Belangenstrijd tussen betrokken partijen.
  3. Tekort aan mensen en middelen.
  4. Negatieve publiciteit over het project.
  5. Onduidelijke taakverdeling.
  6. Weerstand of onbegrip bij de toekomstige gebruikers van het projectresultaat.
  7. Beslissingen van het management die de voortgang van het project tegenhouden.

Hamvraag: hoe ga je ermee om?

Enkele suggesties om de bronnen van inspiratie aan te boren:

  • Zoek een succesvol ander vergelijkbaar project dat elders eerder is uitgevoerd. Ga op excursie en laat je inspireren door de persoonlijke belevenissen van degenen die dat project hebben gedaan.
  • Haal de echte uitdagingen – de moeilijkste opgaven – in jouw project naar voren.
  • Maak de voortgang van jouw project zichtbaar.
  • Vier de successen, ook de kleine. En betrek de stakeholders erbij.
  • Ook de lessons learned kun je zien als successen.
  • Breng variatie aan in de manier waarop binnen jouw project wordt samengewerkt.
  • Houd in de gaten wie vooral met wie communiceert.
  • Zoek actief naar feedback van mensen uit de omgeving van het project.
  • Spreek de fantasie aan van jouw teamleden.

Indien je in het project bovenstaande suggesties gebruikt, vergroot je de kans op een succesvolle projectuitvoering en wordt met meer plezier samengewerkt aan een beter resultaat.

In de volgende Blog meer over de tweede succesfactor van een geslaagd project: Actief betrokken management en gebruikers.

Deel dit artikel met je netwerk

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de knoppen hieronder voor Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest en Google+. Op deze manier kunnen ook anderen hun voordeel doen met deze informatie. Alvast bedankt hiervoor!

Gratis het unieke ‘Vliegwiel Succesvolle projecten’

In dit Vliegwiel vind je zeer overzichtelijk alle relevante zaken die je project succesvol maken. Geen dikke pakken papier, maar de essentie van succesvol projectmanagement samengevat. Daarnaast ontvang je periodiek gratis tips en adviezen om je projecten succesvoller en met minder moeite uit te voeren.

Ontvang ik graag!

Leave A Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.