Weet Jij De Belangrijkste Eerste Stap Voor Succesvolle Projecten?

//Weet Jij De Belangrijkste Eerste Stap Voor Succesvolle Projecten?

Weet Jij De Belangrijkste Eerste Stap Voor Succesvolle Projecten?

Gister sprak ik iemand op een training en die vertelde dat hij op dit moment druk bezig is met het uitvoeren van een groot IT-project voor de gemeente Rotterdam. We raakten aan de praat en spraken op een gegeven moment over enkele inhoudelijk aspecten. Hij zei, niet zonder trots, dat iedereen verstelt zou staan van het projectresultaat. “Het resultaat van mijn project is dat iedere burger van Rotterdam veel sneller en veiliger inzicht krijgen in de GBA. Hierdoor hoeven veel handmatige activiteiten niet meer te worden uitgevoerd”, vertelde hij glimmend van trots. Maar heeft hij het nu wel over het projectresultaat of is dit eigenlijk het projectdoel? Volgens mij hebben we hier één van de meest voorkomende valkuilen van een succesvol project te pakken.

Geef je project een goede start

Veel projecten worden namelijk gestart en uitgevoerd zonder dat aan de belangrijkste randvoorwaarden voor een succesvol project wordt voldaan:
Wat is het DOEL en wat is het RESULTAAT van het project? Dit lijkt in eerste instantie een open deur, maar je ziet dit onderscheid in veel projecten niet scherp genoeg naar voren komen.

In deze blog ga ik dieper in op de totstandkoming van een duidelijk projectdoel. De volgende blog sta ik stil bij de wijze waarop je een helder projectresultaat beschrijft. In het laatste artikel in dit drieluik meer over de consequenties van het niet scherp hebben van dit onderscheid.

Het Doel

Wanneer het doel van het project niet helder is zwalk je alle kanten op. Bij keuzes en problemen is het moeilijk keuzes te maken die toch leiden toch het gewenste doel.

Een voorbeeld om dit te verduidelijken. Voel bijvoorbeeld het verschil tussen de volgende opdrachten:
• Ga vandaag een stukje reizen
• Zorg van je vanavond om 19.00 uur in Groningen bent!

Wanneer tijdens het project het budget te klein blijkt kies je in het eerste geval een andere oplossing (‘we gaan minder ver’) dan in het tweede (‘kunnen we met iemand meeliften?’).

Wat moet je doen om het projectdoel scherp te krijgen?

De projectleider moet er alles aan doen om het doel zo helder mogelijk voor de opdrachtgever te schetsen.

Je kan dit op twee verschillende manieren voor elkaar krijgen:

  1. Werk één doel uit en vraag aan de opdrachtgever of het goed is
    Reageren is voor mensen altijd makkelijker dan dingen zelf verzinnen. Voor veel mensen wordt het makkelijker wanneer het concreter wordt. Maak een tekening, een eerste schetsontwerp of een hoofdstukindeling. Maak een schermprint van het nieuwe programma. Is dit wat je opdrachtgever wil? Vraag om een reactie.
  2. Werk drie varianten uit en vraag de opdrachtgever om die te vergelijken
    Voordeel is dat je de keuze van de opdrachtgever beperkt. Verschil met de eerste techniek is dat er opeens drie opties waaruit de opdrachtgever kan kiezen. (En dat is een stuk beter dan als opdrachtgever 40 hele en halve opties in je hoofd hebben). Door te vragen waarom de ene optie beter lijkt dat de andere krijg je de redenen boven water die voor de opdrachtgever belangrijk zijn.

Deze technieken hebben één ding gemeen. Door een voorstel te doen en daarbij concreet te zijn help je de opdrachtgever om duidelijker te zijn over wat hij wil.

Maar hoe maak je nu een goed projectdoel?

De eerste stap is de vraag naar de kern van het probleem. De opdrachtgever heeft altijd een achterliggend doel. Er moet een probleem worden opgelost.

Wat is een probleem? De definitie van het probleem is het verschil tussen de gewenste situatie én hoe het nu is. Het komt dus neer op één van de volgende situaties:

  • er is iets niet wat er wel zou moeten zijn
  • of er is iets wel dat er niet zou moeten zijn.

Voorbeelden van projectdoelen zijn:

  • schoner oppervlaktewater in de Biesbosch (in de toekomst, want nu is er vervuiling die er niet zou moeten zijn)
  • minder sterfgevallen door het verkeerd toedienen van medicijnen (over twee jaar, want nu sterven er mensen onnodig in ons ziekenhuis – dit zou er niet moeten zijn)
  • minder schooluitval onder jongeren op de VMBO-afdeling (over een jaar want nu scoort onze school veel slechter dan de concurrenten – en dat zou niet zo moeten zijn).

Er zijn twee manieren om de projectdoelen te formuleren:

  • Gebruik woorden die eindigen op ‘er’. Bijvoorbeeld: beter, schoner, veiliger, sneller, duurzamer, winstgevender, concurrerender, …

Volg de volgende stappen om zelf het doel van je project te formuleren:

a. Wat is de situatie ‘nu’?
b. Naar welke situatie wil je ‘straks’ toe?
c. Wat is het verschil tussen ‘straks’ en ‘nu’?
d. Schrijf het doel van het project op met een woord dat eindigt op ‘er’.

Voorbeeld projectdoel op ‘er’:
a. Nu: Een stadswijk heeft nu overlast van hangjongeren
b. Straks: De opdrachtgever wil dat de buurtbewoners hier minder last van hebben want bewoners voelen zich onveilig
c. Verschil: Het verschil tussen straks en nu is dus minder overlast van hangjongeren
d. Het doel van het project is dan: De overlast door hangjongeren kleiner te maken en zo het veiligheidsgevoel van de wijkbewoners groter te maken

  • Formuleer de projectdoelen SMART. SMART staat zoals je waarschijnlijk wel weet voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Je gebruikt hier de volgende stappen:
a. Wat is de situatie ‘nu’?
b. Naar welke situatie wil je ‘straks’ toe?
c. Wat is het verschil tussen ‘nu’ en ‘straks’?
d. Schrijf het doel van het project op
e. Voeg hieraan toe wanneer je wilt dat het doel bereikt is
f. Voeg hieraan toe hoe groot de verandering is (in aantallen of procenten)
g. Voeg hieraan toe waar (op welke locatie/bij welke organisatie etc) de verandering plaatsvindt.

Voorbeeld SMART-projectdoel:
a. Nu: er worden (door bezwaarprocedures van omwonenden) te weinig windmolens geplaatst om milieudoelen te halen
b. Straks: minder bezwaarschriften en meer vergunningen voor het plaatsen van windmolens en dus meer windmolens
c. Verschil: Goed geïnformeerde burgers die financieel meeprofiteren van windmolens in hun omgeving
d. Doel: Meer afgegeven vergunningen voor windmolens
e. Wanneer: per 2017
f. Hoeveel: 5% meer windmolens per jaar
g. Waar: in Flevoland en Friesland

Samenvatting

Binnen elk project is het heel belangrijk om een heldere en duidelijke beschrijving te hebben van het projectdoel. Belangrijke keuzen en beslissingen die genomen moeten worden zijn afhankelijk van je doel. Gebruik bovengenoemde stappenplannen om deze klip-en-klaar met de opdrachtgever kort te sluiten.

Volgende keer meer over het projectresultaat!

Is dit voor jou ook een herkenbare belangrijke eerste stap? Zo ja, hoe zorg jij voor een duidelijk projectdoel? Zo nee, wat is in jou beleving een nog veel betere manier om meer duidelijkheid te krijgen? Plaats je reactie in het commentaarveld hieronder. Alvast bedankt!

Deel dit artikel met je netwerk

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de knoppen hieronder voor Facebook, LinkedIn, Twitter en Google+. Op deze manier kunnen ook anderen hun voordeel doen met deze informatie. Alvast bedankt hiervoor!

Gratis de unieke en eenvoudige ‘Booster Succesvolle projecten’

In deze Booster vind je zeer overzichtelijk alle relevante zaken die je project succesvol maken. Geen dikke pakken papier, maar de essentie van succesvol projectmanagement samengevat. Daarnaast ontvang je periodiek gratis tips en adviezen om je projecten succesvoller en met minder moeite uit te voeren.

Ontvang ik graag!

Leave A Comment

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.

This Is A Custom Widget

This Sliding Bar can be switched on or off in theme options, and can take any widget you throw at it or even fill it with your custom HTML Code. Its perfect for grabbing the attention of your viewers. Choose between 1, 2, 3 or 4 columns, set the background color, widget divider color, activate transparency, a top border or fully disable it on desktop and mobile.